会社設立の基本はここから
部門別の面積利用状況の数値データと、それをレイアウト画面上で纏認できるCAD情報がウインドウズの画面で呼び幽されている。
オフィス計画をするうえで、スペーススタンダードという構成単位を設定し、それをもとにして全体の計画へと展閲する考え方がある。
たとえば、個人レベルの執務スペース標準(スペーススタンダード)を定めて、これを計画単位として課や部といったグループの執務スペース、さらに企業全体の執務スペースへと広げていく。
写真では、各スペーススタンダードの寸法や構成家具の晶番や価格などが一覧できるリストと、それをもとにした機能別の菌積配分表が同一園面上に呼び出されている。
CAFMシステムでは、データベースソフトで検索したデータを表計算ソフトに出力し、棒グラフや円グラフなどのグラフ処理が簡単にできるようになっている。
グラフ処理によって、データベースの数値情報が一目で確認しやすくなると、経営陣などへプレゼンテーションするときなどに便利である。
写真では各部門が使用している1人当たり面積と曾類の保管置がグラフ処理されている。
CAFMシステムに鐙載しているCADソフトを使って、レイアウト図面から各部門が使用している面積を算出することができる。
写真では算出した告部門の使用面積をもとに「社内家賃振替」を行うためのデータが表示されている。
各部門に、オフィスという経曾資源に関するコスト意識をもってもらうためには、社内家賃は非常に有効な手段であり、その遂行をサポートするCAFMシステムの活用が考えられている。
オフィスコストの削減を考える場合、オフィススペースがどのように配分され、使用されているかを把握することは、オフィスコストの現状把握と並んで重要なことである。
オフィスは、「会社組織優先」でレイアウトされている場合が多い。
各部署の役割、性質などはもとより、フロアごとでの組織レイアウトを優先させることで、フロアによっては、人員が多いにもかかわらず執務スペースが狭かったり、逆に人員は少ないが、スペースをゆったり使用しているという場合が多々ある。
オフィスコストの視点から考えるなら、そのようなアンバランスなスペース配分は適切スペースを機能別に分類し、その必要性、使用頻度などから現状のスペース利用を再検討する方法が考えられる。
精密機械メーカーH杜は、都心にあるビルの四フロアを賃借している。
ワーカー数は二九六人で、オフィススペースは五四二二平方メートル。
オフィスコストを調べてみると、コストダウンにつながるわけだ。
その約八五%が、賃借料であることがわかった。
この高い賃借料に見合うスペースの高度な利用方法が、大きな課題として認識された。
一階は約八〇%が応接・会議スペースに利用されている。
また、どの企業にも需要の多い、倉庫・書庫スペースも、H社でもやはり削減の余地が十分に残されていることがわかる。
執務スペースは三九%、役員スペースは六%、応接・会議スペースは5%、倉庫・書庫スペースは八%、福利厚生スペースは八%、その他一八%となっている。
このように、あらかじめ、オフィスがどのように利用されているか、その機能別のスペースある。
スペースの利用状況を把湿するためには、事前の準備として機能別のスペースの分類をしておく必要がある。
H社の場合にはTが採用している6つの機能別スペース分類をもとにしているが、小項目を「その他」にまとめて、計７つに分類している。
各フロアでスペース配分が変動している儀子が理解できる。
三〇階は執務スペースがゼロで、応接・会議スペースが大半を占めるという特殊な構成になっている。
'現状のスペース利用状況を知るという目的に、このスペース配分や1人当たりの施段面積の把握が有効である。
この利用状況の数値だけでは評価の基準がないが、Tでは過去の事例による同緩な分析を行ったデータベースをもっており。
平均値や近似の集積などのデータと比較することが可能である。
また、一企業内でオフィスを多数利用している渇合には、社内の施飯の相互比較でも評価ができる。
配分はどうなっているかをまず調べることが重要である。
角が、軸の中心部分に向かうほど、適切とされている。
これによれば、一人当たりのオフィススペースが、比較的ゆとりをもってとられていることがわかる。
加えて、役職者と部下のデスクが離れたレイアウトとなっているため、役職者のデスクを対向式に変更することとした。
これにより、一五〜二〇%程度、面積にして三五〇1四六〇平方メートルが削減できる。
また、このレイアウト変更に合わせて、在席者の約八五%のデスクでフリーアドレスを採用した。
これは、全体の二五〜三〇%程度、面積にして五五〇〜六五〇平方メートルの削減となった。
これについては、事前にフリーアドレスの提案を行い、〇A機器のラップトップ化などが検討され、採用された。
H社の才フィスコストを評価するMNコストチャートを作成した。
右端の1人当たりの施臨面積では、18.3平方メートル/人と比較的ゆとりがある(東京地域の場合では1〇平方メートルから15平方メートル程度が多い)ことがわかる。
オフィスレイアウトの現状を検討した結果、役職者のデスクが離れた位置にレイアウトされており、スペース効率的にはデッドスペースが多くなっていることがわかった。
そとで、役聴者のデスクを一般のワー力ーと同じ対向型の中に入れてしまうこととした。
役職者のスペーススタンダードの見直しである。
これによって全体の15%か52〇%、約35〇平方メートルから46〇平方メートルが削減できることになる。
85%を対象としてフリーアドレスを採用した。
フリーアドレスは、個人で固定した席をもたずに、自由にどこのデスクでも空いている席を使う方法で、営業職のように外出することが多い職種や、SEやコンサルタントなど業務遂行場所が顧客先のオフィス場合が多い職種など、離席率の高い人々を対象にすると効果が高いオフィス計画の考え方である。
このフリーアドレスの採用により全体の25%か53%、約550平方メートルから650平方メートルが削減できる。
現状把握で見たように、会議室が各フロアに分散しており、同時に、その使用頻度、稼働率のバラツキを考慮すべきであると考えた。
まず、運営システムの見直しをし、会議室管理の一元化、会議室予約システム導入による稼働率の向上をめざした。
これにより、一五〜二五%程度、面積にして一二〇〜一一一〇平方メートルの削減となった。
また、使用頻度の少ない大会議室を返却し、四一〇平方メートルを削減する施策を立てた。
このため、貸会議室や、貸ホールなどの外部施設の利用を検討している。
ワークスペース内に保管すべき常時活用させる文書は、約三〇%だとされている(Tファイリング研究所調査)。
H社では、各部署の書庫・倉庫に眠る書類を整理するため、書類の重複を減少、検索を容易にし、収納スペースの削減と、同時に効率のよいファイリングを実施した。
ファイリングシステムの導入で、二五〜三五%程度、面積にして一六〇平方メートルの削減となった。
保存書類に関しては、他の事業所などへ移管するなどで対処している。
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